Учет на смартфоне является учетом, пока опирается на документы. А что такое документы в учете? Для начала вспомним определение бухгалтерского учета. Это формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и её имущественном положении, на основании документов. Документы могут быть первичными (накладные, выписки, ордера, ведомости), а могут быть вторичными (отчеты, приказы, корректировки). Далее речь пойдет о первичных документах. Призываю вас понять, что не хозяйственные операции являются основой учета, а именно документы. Представьте ситуацию, вы, как владелец и директор, пришли и взяли в кассе магазина 1000р. Кассир или продавец положил в кассу записку "Шеф взял 1000". Потом передал кассу и пошел отдыхать. Для другого продавца эта записка основании при пересчете кассы? А если бы кассир просто взял еще 4000 и уволился, а в записке написал "Шеф взял 5000"? Что можно требовать с людей, если сам устраиваешь неопределенность? Если вы собрались вести учет на смартфоне, то спрашивать с работников следует на основании документов. Если что-то пойдет "не так" всегда можно будет сравнить информацию с первичным документом, даже если это расписка, а не накладная. Т.е. учет на смартфоне вовсе не отменяет "бумажки", а опирается на них в случае споров и ошибок. А ошибок всегда хватает, а еще люди, бывает, воруют. Учет на смартфоне позволяет гораздо быстрее выявлять такие случаи.
Но если записи в учете на смартфоне будут сделаны на основании документов, но не будет указано каких именно, то что толку? Поэтому учет на смартфоне предлагает вам переносить информацию с первичного документа в форму учета, которая содержит столько информации, сколько и документ, включая его дату и номер. По сути для первичного документа делается его копия в электронном виде. Эту копию принято называть документ, по аналогии с исходником. Если вы знакомы с компьютерным учетом, то это покажется вполне привычным и естественным.
Но есть кардинальное отличие документов в учете на смартфоне и его компьютерными собратьями. Учет в 1С, например, подразумевает, что фиксация документа в программе учета и его участие в учете - это разное! Документ в 1С можно внести, и только потом "провести", т.е. сделать данные из документа участвующими в учете. А можно распровести, тогда документ в программе есть, а в учете его не учтены. В учете на смартфоне нет процесса проведения. Данные из документа, если они заданы и не противоречат правилам учета, переносятся в учет. Правильные строки участвуют в учете сразу после ввода. Каждая "правильная" строка документа самостоятельно вносит частицу учета из этого документа. Что значит "правильная"?
Учет на смартфоне не позволит вам ввести некорректное количество, так как наличие и введенное значение проверяется "на лету". Важно знать- правильный подход автоматизации учета в том, что информация должна вводиться там, где она появляется. Это избавит вас от многих бед. Т.е отпуск со склада должен регистрировать кладовщик со своего смартфона. Если у вас широкий ассортимент, а в нем широкий сортамент, то напечатайте этикетки с кодами- это ускорит поиск нужной ТМЦ в справочнике. Код в предлагаемом учете на смартфоне символьный: цифры и латинские буквы- максимум 4, но обычно 2-3. Ввести при выборе из справочника 2-3(!)
буквы кода проще, чем набирать длинный цифровой код. Да и сканер штрих-кода не нужен! Но, если вы широко используете штрих-коды, то установите на свой смартфон приложение для ввода с клавиатуры не только текста, но и чтения и распознавания ш-кодов. Поищите его по фразе "barcode keyboard". Вполне подходит приложения от нашего соотечественника Николая Антонова. У него есть бесплатный и платный варианты- всего 129 руб.! И еще, помните, что в смартфоне вы можете вводить текст просто надиктовав его. И это стандартная функция вашего смартфона, правда при наличии интернета. А вообще учет на смартфоне предоставляет пять методов поиска в справочниках, чтобы быстро находить товар, даже из тысячи. Ваш смартфон - мощная и полезная вещь!!!
Пора поговорить какие именно документы могут быть. О видах документов в учете на смартфоне читайте дальше.