Учет вашего бизнеса на смартфоне
web1s.ru : просто, но... не примитивно!

Документы то, что сделает ваш учет на смартфоне учетом!


Учет на смартфоне является учетом, пока опирается на документы. А что такое документы в учете?  Для начала вспомним определение бухгалтерского учета. Это формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и её имущественном положении, на основании документов. Документы могут быть первичными (накладные, выписки, ордера, ведомости), а могут быть вторичными (отчеты, приказы, корректировки). Далее речь пойдет о первичных документах. Призываю вас понять, что не хозяйственные операции являются основой учета, а именно документы. Представьте ситуацию, вы, как владелец и директор, пришли и взяли в кассе магазина 1000р. Кассир или продавец положил в кассу записку "Шеф взял 1000". Потом передал кассу и пошел отдыхать. Для другого продавца эта записка документ при пересчете кассы? Если такое принято, то да! А если бы первый не пошел отдыхать, а просто взял еще 4000 и уволился, а в записке написал "Шеф взял 5000"? Некоторые бизнесмены считают свой бизнес местом, где им позволено все и никак не могут понять почему у них нет порядка в учете. Пример, у одного владельца сети ювелирных магазинов случилась истерика, когда после внедрения учета, с него потребовали расписку о получении денег в кассе. Что можно требовать с людей, если сам устраиваешь бардак? Если вы собрались вести учет на смартфоне, то записывать туда данные надо на основании документов. Если что-то пойдет "не так" всегда можно будет сравнить информацию с первичным документом, даже если это расписка, а не накладная. Т.е. учет на смартфоне вовсе не отменяет "бумажки", а опирается на них в случае споров и ошибок. А ошибок всегда хватает, а еще люди, бывает, воруют. Учет на смартфоне позволяет быстрее выявлять такие случаи, а значит пользоваться достоверной информацией при принятии решений по управлению бизнесом.

Более того, если записи в учете на смартфоне будут сделаны на основании документов, но не будет указано каких именно, то что толку? Поэтому учет на смартфоне предлагает вам переносить информацию с первичного документа в форму учета, которая содержит столько информации, сколько и исходный документ, включая его дату и, если надо, номер. По сути на основании первичного документа делается его копия в электронном виде. Эту копию принято называть документ, по аналогии с исходником. Если вы знакомы с компьютерным учетом, то это покажется вполне привычным и естественным.

Есть кардинальное отличие документов в учете на смартфоне и его компьютерными собратьями. Вы должны его знать! Учет в 1С, например, подразумевает, что фиксация документа в программе учета и его участие в учете - это разное! Документ можно внести, и только потом "провести", т.е. сделать данные из документа участвующими в учете. А можно распровести, т.е. документ в программе есть, а учета по нему нет.  Отчего сделано так? Одна из причин то, что документ чаще всего содержит шапку и табличную часть. В табличной части может быть много строк. Если, например, в расходной накладной в одной из строк табличной части количество товара указано больше, чем есть по учету, то весь документ не правильный и не может участвовать в учете, но строка-то с "неправильным" количеством остается в документе. В учете на смартфоне правильные строки участвуют в учете сразу после ввода. Т.е. каждая "правильная" строка документа самостоятельно вносит частицу учета из этого документа. По аналогии с 1С можно сказать, что каждая строка проводится отдельно сразу после ввода. Важно! Учет на смартфоне не позволит вам ввести некорректное количество, так как наличие и введенное значение проверяется "на лету". В теории это правильно, так как накладная должна выписываться первой, а потом следует идти на склад. Но в жизни часто происходит по-другому. Приходят со склада уже с накладной, заполненной вручную. А в учете, из-за пересортицы, одного из товаров совсем нет. Как быть? Все просто - документ должен вводить кладовщик со своего смартфона. Правильный подход автоматизации учета в том, что информация должна вводиться там, где она появляется. Это избавит вас от многих бед. Если у вас широкий ассортимент, а в нем широкий сортамент, то напечатайте этикетки с кодами. Код в предлагаемом учете на смартфоне символьный: цифры и латинские буквы. Причем их максимум 4, но обычно 2-3. Ввести при выборе из справочника 2-3(!) буквы кода проще, чем набирать длинный цифровой код. Да и сканер штрих-кода не нужен!
 Пора поговорить какие именно документы могут быть. О видах документов в учете на смартфоне
читайте дальше.