Учет, и учет на смартфоне в том числе, нужен для минимизации потерь. Если плохо следить за делами, потерять можно не только время и деньги, но и репутацию. Постоянный анализ состояния дел позволяет вовремя предпринимать правильные действия. Но необходим именно постоянный анализ, а иначе можно пропустить "что-то интересное". Анализ делается на основании отчетов. Отсюда следует, что от отчетов требуется полнота информации и высокая скорость ее получения. Это важно, чтобы постоянный анализ ситуации не превратился в пытку. Ранее уже было рассказано, что система учета на смартфоне, является платформой для разработки учетных систем, и в этом похожа на 1С. А вот что касается отчетов, то тут с 1С нет ничего общего. В 1С отчеты добавляет ваш программист по вашим требованиям. Сколько их может быть? 10-20 или более! Вообще-то, по правилу Паретто, 20% отчетов должны удовлетворить 80% потребности в информации. Т.е., если у вас 15 отчетов, то 3 из них в основном полезны для анализа и принятия решений, а 12 обеспечивают лишь удобство работы, облегчая анализ. Учет на смартфоне поначалу "не балует" вас многообразием отчетов. Учет на смартфоне предлагает только четыре вида отчета! Но это очень продвинутые отчеты, каждая строка которых может содержать, вложенную и раскрывающую эту строку, информацию. Отчеты формируются на сервере очень быстро и сохраняются на смартфоне- в любой момент их можно открыть и посмотреть.
В учете на смартфоне вам предлагается стартовать с таких видов отчетов: "Остатки ТМЦ и их движение", "Остатки взаиморасчетов и их движение" ,"Что надо заказать и что следует отгрузить", а также "Доходы от реализации". Причем последний можно получать, изменяя последовательности детализации как в OLAP. Отчеты могут показать как общую информацию, так и с отбором информации по фильтрам. Этими четырьмя отчетами покрывается более 80% потребности в информации для анализа. Это фундаментальная информация, которая позволяет полностью контролировать бизнес. На первое время хватит более, чем с головой.
Но если со временем ваши потребности вырастут, вы может заказать новые отчеты разработчику этой системы. Схема данных собирает данные в справочники и документы в ваш учет, но при этом является посредником между учетом и вашей базой данных. База данных вашего учета на смартфоне проста и оптимизирована для высокой скорости обработки информации. Вы имеете доступ к схеме данных и можете менять свой учет как угодно, но база данных учета при этом не меняется. Ни вы, ни ваш программист, не имеете к базе данных доступа, так как ваш сервер учета обслуживается мощным компьютерным "железом" интернет-сервера, который расположен где-то далеко. Благодаря такому подходу вы не думаете об аппаратной части и о том, где взять хорошего специалиста. Это экономит вам кучу денег и нервов. Изоляция базы данных гарантирует, что информацию не украдут, просто скопировав ее на флешку, базе не сделают то, от чего она начнет "тормозить". Только разработчик системы имеет доступ к базе данных, а значит только он может создать новый вид отчета, вам достаточно потом просто добавить новый отчет в свою схему данных. Персональные виды отчетов вы всегда можете заказать разработчику, но быстро и недорого будут разработаны только те, которые будут полезны многим.
Учет на смартфоне, хоть и приспособлен под командную работу до десятка пользователей, но совсем не годится там, где требуется быстро порождать бумажные документы из программы учета. Хотя документы вы можете отправлять на e-mail в виде Excel-файла (тип XLS или XLSX). Там откорректировать форму и отпечатать или передать в 1С. Инами словами, программа учета на смартфоне обеспечит вас по-настоящему мобильным комплексным учетом и простотой работы с ним. В бухгалтерию письма с документами нужно отправлять каждый раз, когда документ изменяется. Вы сами создаете шаблоны печатных форм документов- создаете файл типа xls или xlsx и в поля для заполнения указываете id-адрес полей откуда брать данные. При отправке на e-mail, берется шаблон формы для документа, заполняется и прикрепляеться к письму как Excel-файл. При этом в письме зеленым будут отмечена добавленная информация, красным- удаленная, а желтым то, что было изменено. Для бухгалтерии это очень наглядно. Как определяется, что добавлено, а что изменено? Учет на смартфоне хранит историю изменений документов. Вы можете посмотреть кто и когда менял значения в полях документа и видеть, какое значение было. Это сделано не только для удобства, но и с целью контроля того, что происходит с информацией.